Entreprise : quatre étapes vers la dématérialisation

Au cœur de la transformation digitale des entreprises, la dématérialisation vise le « zéro papier » dans tous les services d’une organisation. À partir du 1er juillet 2024, ce processus sera obligatoire pour la réception des factures et pour leur émission à partir du 1er janvier 2026. La dématérialisation de documents et des processus de travail permet à l’entreprise de gagner en productivité, de réduire les coûts et d’optimiser la traçabilité des documents. Voici les étapes à suivre pour mettre en place ce processus au sein de la société.

🛠️ Identification des éléments à éliminer et à remplacer par des solutions numériques

La première étape à franchir pour une transition réussie vers la dématérialisation est la rédaction d’un cahier de charges. Pour ce faire, l’identification des tâches et des processus à remplacer par des solutions numériques est capitale. Cette démarche permet de se libérer des contraintes du papier et d’essayer un modèle plus agile et compétitif.

Un inventaire de tous les processus et des tâches qui requièrent l’usage de documents physiques est le premier pas vers cette transformation. Toutes les activités qui nécessitent la manipulation de contrats, de factures, de formulaires et de tout autre document qui peut être numérisé doivent donc être recensées.

Après l’identification des services où la numérisation apportera une réelle valeur ajoutée, la recherche des solutions adaptées aux besoins de l’organisation est l’étape suivante. Les systèmes de gestion électronique des documents (GED) proposent des fonctionnalités avancées pour numériser, stocker et organiser les documents.

Les dirigeants doivent donc miser sur des outils professionnels comme ceux proposés par Ingedis Solutions pour bénéficier d’un traitement efficace. Ils permettront de simplifier les flux de travail électroniques et de faciliter le partage entre les différents départements.

💻 Investir dans les processus numériques pour passer du physique au virtuel

L’investissement dans les processus numériques est la condition sine qua non pour réussir la numérisation des documents et des processus dans l’entreprise. Pour réussir cet investissement, il est important de s’assurer que les solutions à déployer respectent les critères ci-dessous.

La simplicité d’utilisation

Afin de faire le meilleur choix, il est nécessaire d’en savoir plus sur le fonctionnement et le processus de mise en place des logiciels GED. Pour être vraiment efficace, un système de gestion électronique des documents doit être facile à utiliser et apporter une plus-value au quotidien.

Grâce à une prise en main rapide de l’outil, le personnel de la société ne perdra pas du temps lors de son emploi. De plus, il doit être ergonomique et doté d’une interface intuitive.

Une sécurité accrue

Ce critère est essentiel lors du choix d’une solution GED. Le logiciel doit offrir des garanties pour la protection des informations privées. Il doit aussi être conforme aux normes de sécurité et de protection de la vie privée énoncées par le RGPD.

Le dispositif d’habilitations du logiciel GED est aussi une fonctionnalité à rechercher. Ce système de sécurité supplémentaire met l’utilisateur à l’abri de la suppression ou de l’envoi par mégarde d’un fichier sensible.

Une intégration facile dans l’environnement informatique de votre entreprise

Les processus numériques à mettre en place doivent s’intégrer facilement aux autres outils informatiques de l’organisation. À titre d’exemple, si le personnel utilise déjà Google Workspace ou Microsoft Office, la solution GED doit être compatible avec ces outils.

Le coût

Pour faire un choix définitif entre les différentes solutions du marché, un arbitrage entre les fonctionnalités nécessaires et le budget de l’organisation est indispensable. Les coûts à prendre en compte sont : le coût initial d’achat du logiciel et les frais annexes (renouvellement des licences, les coûts de maintenance, etc.).

☁️ Utilisation des solutions basées sur le cloud computing

Le cloud computing offre un espace de stockage virtuel accessible via le web. Cette technologie permet de stocker toutes les données dématérialisées de manière sécurisée et les rend accessibles n’importe où et à tout moment.

L’usage de solutions basées sur le cloud computing facilite aussi le partage des données au sein de l’entreprise. Les collaborateurs pourront donc travailler en temps réel sur des documents et se partager facilement les informations pertinentes.

Cette solution permet aux équipes de travailler de manière synchronisée, même à distance. Elle contribue ainsi à l’optimisation de l’efficacité et de la productivité de votre personnel.

Par ailleurs, les solutions basées sur le cloud computing permettent aussi de récupérer les données de façon plus fiable. Les fournisseurs de ces services proposent généralement des mesures de sauvegarde automatique ou de reprise des données après un sinistre. Elles assurent donc la sécurité la disponibilité de vos fichiers en cas de problème technique ou d’incident.

De surcroit, le cloud computing permet de faire des économies grâce à la réduction des coûts liés à l’infrastructure informatique. Au lieu d’investir dans des systèmes de stockage onéreux et des serveurs physiques, l’entreprise pourra réduire les dépenses grâce aux services à la demande.

📄 Sensibilisation des employés aux avantages de la dématérialisation

Le projet de dématérialisation est avant tout un projet humain. Après l’identification des outils appropriés pour réussir cette transformation, la formation des collaborateurs à l’usage de ces solutions est la dernière étape.

Il faut donc organiser des séances avec tous les employés pour discuter du projet. Les décideurs doivent écouter leurs points de vue et comprendre leurs craintes. C’est en leur exposant les multiples avantages de la dématérialisation pour eux et l’entreprise que ces derniers saisiront l’intérêt de cette transition.

L’accent doit être mis sur la facilité d’accès aux informations, l’amélioration significative de la collaboration entre collègues et clients, les économies de coûts et la diminution de l’empreinte écologique de l’entreprise. Il est aussi nécessaire de leur montrer comment la dématérialisation peut simplifier leur travail et éliminer les contraintes relatives à l’usage et la gestion des documents physiques.

Encourager les employés à participer au processus de dématérialisation est capital pour garantir leur totale implication. Ils peuvent proposer des idées d’amélioration et aider les dirigeants à mieux identifier les tâches qui peuvent être dématérialisées.

Enfin, des sessions de formation doivent être organisées pour familiariser les collaborateurs avec les processus et les outils numériques adoptés. Tous les employés doivent maîtriser l’utilisation des systèmes de gestion électronique des documents et les solutions de collaboration en ligne.