Dirigeant d’entreprise : comment appliquer la méthode QQOQCP ?

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La méthode QQOQCP fait partie des procédés d’analyse les plus efficaces. De plus en plus d’entreprises l’utilisent en raison de ses atouts. Qu’est-ce que la méthode QQOQCP ? Comment et pourquoi l’utiliser en entreprise ?

Qu’est-ce que la méthode QQOQCP ?

Encore appelée méthode de questionnement ou des 5 W (Who, What, Where, When, Why), la technique de QQOQCP est un acronyme dont chaque lettre renvoie à une question : qui, quoi, où, quand, comment et pourquoi. Il est parfois nécessaire d’y ajouter une lettre supplémentaire C pour obtenir la question ‘combien“. Cette méthode d’analyse permet de comprendre une situation, d’identifier un problème en étudiant tous ses aspects. Elle apporte les informations nécessaires pour mieux appréhender, clarifier et structurer une situation, car elle explore toutes les dimensions sous divers aspects.

Très utilisé en journalisme, cet outil s’adapte à différentes situations. Il aide à poser les bonnes questions afin d’élargir sa réflexion et d’obtenir les informations adaptées pour arriver à une meilleure solution. La méthode QQOQCP permet d’orienter tous les membres d’une équipe professionnelle dans la même direction et de rassembler les éléments factuels pour apporter une information complète et objective.

Comment utiliser la méthode QQOQCP en entreprise ?

La technique QQOQCP est très pratique pour développer des projets en entreprise. Pour ce faire, il est important de bien orienter les questions. De plus, il n’est pas nécessaire de respecter l’ordre des lettres ou questions. La deuxième question peut par exemple passer avant la première en fonction de la situation à analyser.

Qui et Quoi ?

Le « Quoi » permet de décrire de manière globale la situation à analyser, l’objet du problème, les caractéristiques et les tâches à effectuer afin d’aboutir à un objectif. Les sous questions à poser peuvent être entre autres : quel est le problème ? De quelle situation s’agit-il ?

La question « Qui » sert à identifier l’ensemble des personnes concernées (les participants, les intervenants, etc.). Il est important de définir toutes les parties prenantes afin de pouvoir évaluer par la suite leur degré d’acceptation et construire une cartographie des acteurs. Les questions à poser peuvent être : qui est en charge du projet ? Qui est directement concerné ?

Où et Quand ?

Le « Où » aide à définir le lieu où se déroule la situation ou le problème. Il peut s’agir d’un lieu physique comme une ville ou structure en particulier. Le lieu peut être également fictif (un pôle de production par exemple).

La question « Quand » permet de donner des détails sur le facteur temps. Il convient d’indiquer tous les éléments relatifs à la durée du projet, aux délais… Il est aussi très important de définir une date de début et de fin de projet. Pour avoir des réponses bien détaillées, on peut poser des questions comme : quand est-ce que le projet peut démarrer ? Quelle est la date finale ?

Comment et Pourquoi ?

La question « Comment » permet d’identifier les moyens nécessaires pour réaliser le projet. Il s’agit notamment des modes opératoires, des techniques applicatives, des ressources disponibles ou à mettre en place.

La dernière question « Pourquoi » est celle qui définit le but du projet. Elle est très importante, car elle permet de s’assurer que les moyens adoptés sont bien convenables. Les réponses aux questions à ce niveau peuvent être une source de motivation si ces dernières sont bien orientées. Les sous-questions à poser à chaque niveau dépendent de chaque projet ou situation. Selon le projet, une dernière question « Combien » peut être indispensable pour définir le coût potentiel de mise en place du plan d’action.

Pourquoi utiliser la méthode QQOQCP en entreprise ?

La méthode QQOQCP est très bénéfique pour les entreprises. Elle peut être utilisée pour atteindre différents objectifs.

La méthode QQOQCP pour animer une réunion ou un brainstorming

Pour être productive, une réunion doit être bien préparée, avoir un objectif ou un ordre du jour très précis. Pour ce faire, la méthode de QQOQCP est l’une des techniques les plus efficaces à utiliser. Elle permet de définir de façon précise les sujets à aborder pendant une réunion ou un brainstorming. Ces sujets peuvent donc être envoyés à tous les participants dans l’invitation. Cela leur permettra d’être tous au même niveau d’informations (sur les délais, qui fait quoi, quelles sont les priorités, combien de temps, etc.) et de se focaliser sur l’objectif de la réunion. Ceci est très bénéfique pour gagner du temps et aller directement dans le vif du sujet.

Pour mettre en place une stratégie de communication et de marketing

La communication est l’un des facteurs très indispensables pour le bon fonctionnement d’une entreprise. Elle repose sur les techniques de gestion sociale. Il s’agit ainsi de gérer tout ce qui est relatif au social de l’entreprise, c’est-à-dire les relations internes et externes. La méthode QQOQCP est très utile pour développer la communication d’une entreprise. Elle permet par exemple d’optimiser la relation client et de se familiariser avec ses cibles. Il est donc possible de se mettre à la place des clients afin de proposer des produits ou des services parfaitement adaptés à leurs besoins. La méthode QQOQCP peut aider à booster ses ventes en entreprise, notamment les structures commerciales. En marketing, elle permet de rendre les actions de l’entreprise plus claires et pertinentes. Elle aide à mettre en place des indicateurs de performance en fonction de la situation de la société, vu que les attentes des clients sont connues.

Le QQOQCP pour gérer les ressources humaines

La gestion des ressources humaines est également l’un des champs d’application de la méthode QQOQCP en entreprise. Dans une vision RH interne, elle peut être utilisée pour faire un état des lieux d’une situation ou pour gérer un conflit avec un collaborateur. En externe, principalement lors d’un recrutement, la technique QQOQCP permet de définir le questionnaire adapté pour mener à bien un entretien d’embauche. Par exemple :

• qui (les candidats, les personnes à recruter, les acteurs de la campagne de recrutement…),
• quoi (quels sont les postes vacants ? Quelles sont les compétences et qualités des candidats ?, etc.),
• où (où se déroule l’entretien ? Où se situe le lieu de travail ?)
• quand (quand se déroule l’entretien d’embauche ? Quelle est sa durée ?),
• comment (quels moyens financiers et ressources humaines à disposition ?),
• pourquoi (pourquoi tel candidat désire travailler pour l’entreprise ? Pour quelle raison choisir tel candidat plutôt qu’un autre ?).

La méthode QQOQCP permet donc à l’entreprise de réaliser de façon efficace son projet en orientant le questionnaire vers le but principal.