Comment authentifier vos documents professionnels ?

Factures, supports commerciaux, contrats… les entreprises gèrent au quotidien de nombreux documents dans le cadre de leurs activités. L’authentification de ces derniers est nécessaire pour des raisons de sécurité ainsi que de conformité. Les documents, qu’ils soient en version papier ou électronique, doivent comporter une indication attestant qu’ils proviennent effectivement d’une entreprise en particulier. Alors, comment authentifier des documents professionnels ?

Le tampon encreur pour réaliser un cachet d’entreprise

Le tampon encreur est un élément qui facilite l’authentification des documents professionnels. C’est un marqueur qui peut être apposé sur un bon de commande ou un devis pour montrer que le document a bel et bien été délivré par une société. Il est généralement accompagné par une signature. Très pratique, l’empreinte du tampon peut être personnalisée à l’image de la marque de l’entreprise : nom de l’enseigne, logos, numéro Siret… Pour les professionnels à la recherche d’outils personnalisables, les tampons Trodat de France-tampon.fr s’avèrent être des articles de très bonne qualité.

La fonction d’authentification du tampon encreur n’est pas l’unique raison de son succès. C’est un accessoire qui peut également être utile pour le traitement de dossier. Personnalisé avec des formules telles que « Valider », « Copier », « Payer », « Urgent », « Confidentiel », etc., cet objet facilitera le triage des documents. De plus, c’est un moyen d’indiquer que le document a bien été approuvé par la société. Étant habituées à traiter une multitude de dossiers, l’usage du tampon encreur sera bénéfique pour les entreprises étant donné qu’il facilite l’apposition de cachets sur des centaines de dossiers en un laps de temps très court.

Il existe de nombreux types de tampon encreur en dehors du modèle personnalisable destiné à l’authentification des documents. C’est le cas du tampon dateur et du numéroteur qui simplifient davantage la tâche aux entreprises. Pour les professionnels constamment en déplacement, un tampon de poche sera utile.

La signature électronique des documents

La transformation digitale au sein des entreprises a conduit à l’utilisation d’outils numériques. Ainsi, de nombreux documents sont créés, transmis ou reçus par voie électronique. Pour assurer l’authentification, l’utilisation de la signature électronique, en dehors du logo de l’enseigne, est utile. Contrairement à la signature écrite, cette dernière représente une suite de caractères. La signature électronique d’un document numérique a pour but d’authentifier l’auteur de celui-ci, de garantir son intégrité et d’apporter la preuve de consentement.

Simple et rapide, cette forme de signature peut être utilisée pour des contrats de travail, factures, bons de commande, devis et documents comptables. La signature électronique peut être aussi utilisée pour authentifier un acte notarié, des documents juridiques ou des mandats de compromis de vente.

Pour que la signature soit valable, elle doit impérativement être infalsifiable, authentique et ne peut être réutilisée après une première utilisation sur un autre document. De même, après la signature électronique d’un document, le contenu ne peut être modifié. Le respect de l’ensemble de ces règles détermine la validité de la signature.

Authentifier un document professionnel est juridiquement obligatoire pour les entreprises. L’utilisation de tampon encreur constitue l’un des moyens les plus simples pour le faire. Toutefois, la signature électronique peut également être d’une grande utilité.